Written by: Posted on: 06.07.2014

Инструкция по делопроизводству в спортивной школе

У нас вы можете скачать книгу инструкция по делопроизводству в спортивной школе в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

При новом порядке мы даже в течение недели не сможем отследить документ, исполнители растащат все по папкам, переименуют, потеряют… А потом снова придут к нам и будут недовольны. Мы с коллегой решили вести два реестра — для директора и для себя. Объем работы увеличится, но это единственная возможность сохранить информацию…. Влада, спасибо за ваш комментарий! К сожалению, так случается часто.

Некоторые руководители, лишь поверхностно представляя процесс работы, требуют сохранения ненужной информации. Выход только один — регистрировать один и тот же документ в двух, а иногда и более, реестрах.

В одной из компаний, с которой я работаю, девочки вынуждены вести один реестр для клиентов, один для начальства от этого зависит квартальная премия , да еще и вносить информацию в систему электронного документооборота.

Я помню с обучения, что бух. Это же нашла и вашей статье. Но не могу найти официального источника на который могу сослаться. Возник спорный вопрос на работе. На ее основе рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству в коммерческих организациях. Зарегистрировала письмо из суда и подшила его в папку. Юрист строго запретил мне это делать особенно подшивать с помощью дырокола.

Скажите, имею ли право не регистрировать письма из суда или занести в реестр, но не писать на самом письме вх. В этой ситуации рекомендую вам прислушаться к требованиям юриста. Судебные письма — особая категория. Лучше всего договориться с юристом, чтобы он дал вам перечень писем исполнительные листы, повестки, иски и т. Это обычная практика в организациях. Возникла сегодня другая ситуация!

По электронной почте пришло письмо от Опять же возник спорный вопрос о регистрации, имела ли я право его регистрировать сегодняшним числом, так как оно уже просрочено вообще сказали выкинуть!!!

Так иногда бывает, что приходит заранее просроченное письмо. Главное здесь, чтобы вы могли доказать, что оно пришло именно сегодня, а не 13, 23 или в другой день. Электронная почта фиксирует такие вещи. Вы все сделали правильно: Что делать с этим письмом, пусть решает тот руководитель, которому оно адресовано, а вы свою работу сделали. Подскажите, пожалуйста, чем-нибудь регламентируется обязательность или необязательности регистрации входящего письма в коммерческой организации?

То есть, если мне принесли письмо на имя организации и просят зарегистрировать и на их экземпляре поставить отметку о том, что документ принят, зарегистрирован, я обязана это сделать или нет? Есть какие-то нормативы, госты или другие законодательные документы, регламентирующие мои действия в такой ситуации? Регистрировать письмо или нет, если организация коммерческая, — это ваше дело.

Регистрация нужна вам для того, чтобы письмо было легче искать и работать с ним. Правила регистрации каждая компания разрабатывает для себя сама и прописывает их в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству. Другое дело прием писем. Если речь идет об обращении от физического лица, то вы обязаны рассмотреть это письмо ФЗ от А как вы рассмотрите письмо, не приняв его? Можете не ставить входящий номер см. Если письмо пришло от контролирующей или вышестоящей организации — сами понимаете, не принять себе дороже.

Да, нет такой нормы закона, что вы обязаны принимать каждое входящее письмо. Но при желании его все равно до вас донесут: Если вопрос больной и дойдет до суда, то отказ в принятии письма сыграет против вашей компании.

Мы сегодня с начальником поспорили из за того где ставить номер входящего письма. Кто из нас прав? Принято ставить штамп преимущественно в нижнем правом углу документа. А если у письма слишком узкие поля для штампа, то в любом свободном месте. Это поле должна заполнять организация-отправитель для того, чтобы вам было легче формировать историю переписки.

Туда вписывается ваш исходящий , на который дается ответ. Просто далеко не все это делают, поэтому поле часто пустует. Об этом подробнее можно почитать в этой статье http: Подскажите пожалуйста как правильно поступить — в нашей организации офис находится отдельно от обособленных подразделений их у нас больше 60 по краю , и всю документацию приказы об отпуске, графики работы, табели учета рабочего времени, заказ-наряды, при удаленном приеме на работу приходят целые пакеты кадровых документов —труд.

Зачастую на пунктах подписывают не везде где нужно и кадры заново отправляют эти документы им на подпись. Необходимо ли регистрировать эти внутренние документы? Или это лишняя, ненужная работа? Обязанности регистрировать внутренние документы нет, так что только вам решать, насколько эта работа нужная или не нужная. Если вам с ней будет легче, ускорится процесс и повысится его качество — значит, нужно. Стыдно, конечно, задавать такие вопросы, но все же…По стечению обстоятельств мне уже 3 месяца приходится работать секретарем в образовательном учреждении.

Сложно это сделать не имея образования секретаря9я педагог так вот в чем вопрос…Сколько должно быть папок с входящей документацией? Все в одной или 1 папка для писем из департамента образования, 2я для писем из прокуратуры и т. То же самое в приказах.. Ваши вопросы вовсе не глупые. Даже в крупных организациях нет единства по поводу того, как хранить переписку.

Я работала с такой формой хранения, когда исходящие письма в одной папке, входящие в другой. Их удобно и быстро подшивать, зато когда нужно составить историю переписки — караул. Поэтому я за раздельное хранение по темам и контрагентам. Так постепенно сформируется номенклатура дел. По второму вопросу — однозначно раздельно. Если архив по общему делопроизводству мало кого интересует даже в самой организации лишь бы был в порядке , то кадровое делопроизводство рано или поздно будет проверено инспекцией по труду.

Приказы по личному составу не только хранятся, но и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. Кроме того, приказы по ЛС хранятся 75 лет, а приказы по основной деятельности имеют разные сроки хранения см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Приказом Минкультуры РФ от Лучше всего передать эти приказы в отдел кадров — это их сфера ответственности. Подскажите пожалуйста, до сих пор ли следует руководствоваться Приказом от 23 мая г ГосДОУ, где прописаны основные положения и общие требования к документам? Работаю секретарем — референтом первую неделю. Принесли письмо претензию на имя ген. Она незамедлительно передала его юристу. Номер какого отдела прописывать в регистрационном номере? Все зависит от правил работы вашей компании.

Но по общим правилам исполнитель письма юрист, а значит он и должен быть указан во всех регистрационных формах. Удачи вам на новой работе, если будут вопросы — пишите! Подскажите нормативный документ в котором указывается количество обязательных книг приказов в образовательном учреждении 9книга по личному составу, по основной деятельности, по личному составу учащихся и т.

Думаю, вам помогут Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утв. Работаю в Канцелярии энергоснабжающей организации. Обязана ли была я принимать каждое письмо отдельно или имела право потребовать реестр на каждый многоквартирный дом?

Это нужно смотреть отраслевые нормы, я думаю вам поможет Постановление Правительства РФ от Мой опыт работы в энергоснабжающей компании подсказывает, что подключается многоквартирный ДОМ, а не каждая квартира по отдельности, т.

Подскажите пожайлуста, у нас большая организация и существуют 4 разных юридических лица, журнал регистрации входящих и исходящих документов может быть единый? Или нужно делать на каждое юр. Рекомендую вам сделать отдельные журналы для каждого юридического лица. Подскажите пожалуйста, у нас на работе возникла такая ситуация. Администрация регистрирует входящую корреспонденцию, глава отписывает по отдела, но наш Комитет по имуществу раньше имел свою и имеет входящую регистрацию, но потом нас ввели в состав администрации, сейчас они отписывают нам письма со своим номером но мы ставим свой номер рядом с их ним так было все годы.

Но с орготдела настаивают что бы мы не ставили свой номер, но как нам отслеживать свои документы в своем отделе. Посоветуйте как нам быть. Насколько я поняла из письма, вы работаете в районной администрации.

Тогда ваша система делопроизводства регламентирована на государственном уровне Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены Постановлением Правительства РФ от Кроме того, в администрации наверняка действует инструкция по делопроизводству, которая обязательна для всех подразделений. Так что скорее всего орготдел прав. Посмотрите, что написано в инструкции по этому поводу. Также рекомендую переговорить с другими подразделениями — как отслеживание документов происходит у них.

И где это прописано? Много спрашиваю, потому что волею судьбы занимаюсь делом мне не знакомым, вот и постигаю, отчасти с помощью вас…нет толковых советчиков рядом.

Спрашивайте на здоровье, помогу чем смогу! Насколько я помню, вы работаете в образовательном учреждении? Тогда инструкция по делопроизводству обязательна. Письмом Министерства образования РФ от 22 июня г. И акт, и паспорт проверяют в том числе наличие в образовательном учреждении номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству. Вариант 1 — сканировать бумажное письмо с подписью о получении и вешать скан в журнал. Вариант 2 для многопользовательских программ с возможностью ограничения прав доступа — заставлять каждого, кто получил письмо, ставить отметку со своего аккаунта.

Здравствуйте, может ли компьютерная программа быть включена в номенклатуру дел? Компьютерная программа не является документом, это средство их обработки. Мы же не включаем в номенклатуру Ворд или Эксель… Есть понятие Документ.

Это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать ГОСТ Р Есть понятие Электронный документ. Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах Федеральный закон от 27 июля г.

На мой взгляд ни под одно из этих определений компьютерная программа не подходит. Работаю в образовательном учреждении и хотелось бы посоветоваться. Скажите пожалуйста, имеет ли право доступа к документам секретаря директор? И кто еще имеет право доступа к этим документам кроме секретаря?

Может ли, например, специалист по персоналу или др. Или я имею право отказать,т. Или директор должен как то и где то это письменно указать, что этот человек может тоже иметь доступ к документам.

Также интересует такой вопрос: У нас имеются 8 папок, например, за папку по персоналу отвечает специалист по персоналу, за папку учебного процесса отвечает завуч и т. Должен ли секретарь отдавать полностью на хранение эти папки лицам, которые отвечают за их содержимое или все эти папки должны находится у секретаря? Руководитель организации учреждения должен иметь доступ ко всем документам. На втором месте всегда секретарь. Остальные сотрудники должны иметь доступ к документам в рамках своих служебных обязанностей.

Это регулируется должностными инструкциями, локальными нормативными актами, устными распоряжениями руководителя. Если у вас есть должностная инструкция, и из нее выходит, что вы отвечаете за определенные документы, вполне нормально, что вы следите за ними и никому не позволяете их брать, не поставив вас в известность. Письменно каждую ситуацию не учтешь. Во всем должен быть принцип разумности и целесообразности. Препятствовать людям пользоваться документами нельзя, но и позволять брать без разрешения тоже не стоит.

По поводу хранения папок — логично, что тот, кто отвечает за папку, тот ее у себя и хранит. На месте кадровика я бы не хотела каждый раз ходить за своими документами к секретарю. Созрел такой вопрос…Что делать если в личном деле сотрудников личный листок по учету кадров изрядно потрепался за давностью лет?

Ваши советы ,Евгения, действительно очень помогают мне в работе.. Личные дела работников в большинстве случаев вещь необязательная. Обязанность вести их относится только к отдельным категориям работников и закреплена законодательно. Например, это относится к сотрудникам госслужб. Для них же и существуют инструкции по ведению личных дел. Все остальные действуют по своему усмотрению, но, если уж взялись за личные дела, лучше всего тоже сделать для себя какую-нибудь инструкцию по их ведению и обновлению.

Думаю, не будет ничего страшного, если вы сделаете дубликат листка личного дела. Я тоже встречала рекомендации менять фотографии работников, но только в статьях и учебных пособиях. Ни в ТК, ни в каком-либо постановлении обязанности делать это нет. Нельзя обязать коммерческую организацию принять письмо, равно как и ответить на него.

Можно посоветовать отправить письмо по почте заказным с простым уведомлением и описью вложения. Здравствуйте,у меня вопрос, могли бы мне помоч? Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы: А да; Б нет. Евгения, подскажите на основе чего я буду разрабатывать инструкцию по делопроизводству в образовательном учреждении?

Поищите в интернете, там достаточно чужих примеров, чтобы на их основе сделать свою инструкцию. Добрый день, очень нужна Ваша помощь! Месяц назад назначили зав. Почему перечислила и почему именно их попытаюсь изложить. Вышеперечисленные отделы приносят, иной раз пачками, письма на отправку по почте. Я прошу их помочь — вписать в конверты адреса, вложить, запечатать письмо, а дальше канцелярия доставит до отделения почты. На что мне говорят что —это работа канцелярии вписать в конверты адреса, вложить, запечатать письмо.

Это касается всех документов, даже не за подписью руководителя. Это им нужно для того, чтобы они были убеждены в том, что документ был отправлен. Для этого я завела журнал учета писем отправляемых документов по почте, с графами- дата отправки, адресат, вид документа, отправитель.

И просят меня в их документах их экземпляра ставить подпись о принятии и отправке по почте. Должна ли я расписываться во внутренних документах о его получении на отправку. Инструкцией по делопроизводству эти моменты не регламентированы. Не знаю ваших объемов документооборота, но 3 человека на такое количество исполнителей — это довольно немного.

По поводу почты у вас два варианта. Первый — внести изменения в инструкцию по делопроизводству, что письма на отправку принимаются в полностью оформленном виде. Люди будут сопротивляться, но именно поэтому и нужно зафиксировать эту норму в локальном нормативном акте. Правило есть правило, и тогда неоформленные письма вы будете иметь полное право игнорировать.

Второй вариант — принять на работу еще одного человека, который будет заниматься только почтой. И то, и другое нужно делать с согласия руководства. Иначе, если кто-то в вашем отделе не дай Бог заболеет, вы просто зашьетесь, а впереди еще сезон отпусков. Что касается росписи о получении документов, это нормальная практика, страшного ничего тут нет.

Но если в инструкции ничего про это не сказано, вы можете отказаться. Скажите, пожалуйста, регистрируются ли в журнале регистрации входящих документов выписка из Единого гос. Прочитала столько литературы, но такой информации не нашла. Работаю секретарем вторую неделю.

Я бы не стала регистрировать. Если беспокоитесь за сохранность документов, передайте ответственному лицу под роспись. Я работаю в школе делопроизводителем. Хотела спросить в личном деле сотрудника нужно ли менять фото каждый год. Я встречала рекомендации менять фотографии работников только в статьях и учебных пособиях. Ни в ТК, ни в каком-либо другом нормативном документе обязанности делать это нет.

Работаю на предприятии документоведом. Скажите, пожалуйста, права ли я в том, что каждое зарегистрированное на предприятии письмо должно уходить на резолюцию к руководителю? Вы правы, каждое зарегистрированное письмо должно попадать на резолюцию к руководителю. Для этого они и приходят в компанию, чтобы попасть к адресату. На многих предприятиях генеральный директор передает полномочия своим заместителям или начальникам отделов, и некоторые строго определенные! Например, письма по ремонту идут к главному инженеру, минуя генерального директора.

Простите за глупый вопрос. По почте в конверте пришло доп. Сопровождающего письма нет, просто доп. Такое письмо нужно регистрировать? Ваш вопрос вовсе не глупый. Входящий номер этому посланию не присваивается. Можно передать под роспись, но это уже на ваше усмотрение. В нашей организации такой порядок: С новым руководителем службы кадров пришло новое правило: Есть ли документы, регламентирующие процедуру подписания исходящего и визового документа?

Как правильно поставить отметку о подписании на визовом экземпляре? У вас был порядок создания исходящих писем, полностью соответствующий правилам делопроизводства. На вашем месте я бы приложила все усилия, чтобы вернуть его.

Подпись является обязательным реквизитом документа п. В состав этого реквизита входят: Нюанс в том, что перечисленные документы для коммерческих организаций носят рекомендательный характер. Но давайте представим такую ситуацию ни в коем случае не желаю вам в нее попасть, но быть готовыми нужно всегда: Может ли быть отметка доказательством того, что генеральный директор или другой подписант видел документ? На мой взгляд, не может. Отметку может шлепнуть кто угодно, и это не показатель того, что директор вообще в курсе происходящего.

Подскажите,пожалуйста,в каких документах РФ прописана обязанность секретаря префектуры при приеме писем от граждан проставлять в копии письма или на втором экземпляре свои ФИО, должность, роспись в получении, название организации, дату,вх. Возможно, вы работаете по какой-либо другой инструкции, где такие требования есть. На мой взгляд, список указываемых сведений о приеме письма слишком большой.

С названием организации понятно — это знак того, что письмо было принято именно этой организацией, как того требует ФЗ об обращениях. Нигде не могу найти ответ на следующий вопрос: Если нет, то каким образом и чем должен регулироваться их учет?

Да, это все исходящие документы. Обычно эти письма регистрируются в общем потоке исходящих писем, после чего подшиваются в отдельные дела. Если же организация принимает решение выделить судебные письма в отдельный поток, то они регистрируются отдельно и к их номерам добавляется какой-то индекс: Но так делают только в крупных компаниях, где поток юридических документов очень большой. Хотелось бы уточнить можно ли ставить входящий номер на гарантийное письмо если оно пришло без сопроводительного письма?

Гарантийное письмо — это разновидность делового письма. При условии, что оно содержит все реквизиты наименование организации-отправителя, ее справочные данные, рег.

Подскажите, нам в организацию человек физ. На заявлении наш секретарь поставил входящий номер как полагается. Такую же отметку секретарь поставила на копии заявления, которую человек унес с собой. А наш письменный ответ этому человеку требуется для суда с этим сотрудником -личные разборки у них.

Если жалоба необоснованная и бездоказательная, то так и надо написать в ответе: Здравствуйте, подскажите пожалуйста, работники администрация сельского поселения отказываются принимать и регистрировать извещение из подразделения мвд, и не ставят на копии входящий штамп, каким приказом или законом регламентируется, что они обязаны это сделать? Правила делопроизводства органов местного самоуправления должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти ч.

Скажите, пожалуйста, если гражданин обращается с документом и просит поставить рег. Но для этого необязательно делать копию, можно, например, написать номер на визитке. Если такой порядок регистрации описан в регламентах, то изменить его можно только путем внесения изменений в эти регламенты.

Если правила не утверждены, а этот порядок просто кто-то когда-то завел, нужно создать правила и описать в них тот порядок регистрации, который будет удобен организации сейчас. Для госучреждений правила делопроизводства могут быть разработаны специально например, как для ФТС , либо установлены местными органами гос. Мне на собеседовании задали следующий вопрос: Объединить их, конечно, можно.

Но это будет огромная лишняя работа. Придется заново регистрировать весь массив писем, отмеченных во втором журнале. На эти письма с ТЕМИ номерами ссылались в ответах, то есть перепроверить придется весь массив переписки за тот период, когда в компании действовало 2 журнала. Я бы ответила, что: Нужно определиться, какой журнал главный, а какой второстепенный. С завтрашнего дня закрыть второстепенный журнал и произвести над ним все операции по направлению на хранение.

До конца года вести только главный журнал. Это рекомендация из практики. Нормативной базы на эту тему нет. Максимум, что можно найти в ГОСТах, это то, что письма регистрируются. А уж как это происходит — дело организации если речь о коммерческой. Но опять из опыта вряд ли в них сказано, как сделать из 2х журналов один.

Я работаю секретарем вторую неделю, организация у нас большая и те или иные входящие документы порой теряются после того, как я их уже передала адресатам. Это накладные, счета-фактуры, акты сверки. Словом, то, что не должно подлежать регистрации.

Ситуация выглядит так, что я отдаю полученное письмо отделу-адресату, а после этого они мне говорят, что я им его не отдавала. Могу ли я регистрировать в журнале у меня это файл Excel подобные документы тоже, в том числе, информационные письма рекламного характера, чтобы мне было удобнее находить информацию, но не ставить на них печать и входной регистрационный номер?

Или это противоречит правилу и все официально зарегистрированные входящие документы с печатью и входным номером должны идти в строгом порядке? Скажем, я заношу в журнал все входящие письма, но на одном, который должен подлежать регистрации, я ставлю печать и номер 1, а на следующем подобном ставлю печать и номер 5, поскольку промежуточные были — акты, счета-фактуры и накладные? Могу я это делать? Заранее спасибо за ответ.

Рекомендую вам все же разделять документы на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые должны получать входящий номер и содержаться в строгом порядке. Нерегистрируемые документы вы можете отмечать так, как сочтете удобным. Главное, не путать их с регистрируемыми.

Это повлечет за собой нежелательную путаницу. Но отмечать надо, так как вы правы — исполнители теряют документы и предъявляют претензии секретарю. Варианты отслеживания нерегистрируемых в канцелярии документов: Чаще встречается второй вариант: Представитель организации принес документ, но он был зарегистрирован ошибочно, потому что был не на фирменном бланке, без исходящего номера, штампа.

Как теперь отменить эту регистрацию и чтобы она была не действительной. В канцелярию муниципального образования поступает судебная корреспонденция иски, представления, запросы и т. Заранее спасибо за ответ! Не просто можно, а желательно передавать эти письма в подразделение, где они проходят регистрацию.

В двойной регистрации ничего хорошего нет, ведь получается, что канцелярия делает ненужную работу: Главное — все правильно оформить, то есть четко расписать в каком-либо локальном нормативном документе, какие письма передаются в правовое управление, в какие сроки и т.

Евгения, а Вы можете подсказать бесплатную удобную программу для учета вх. К сожалению, не могу помочь, таких программ не знаю. В Office все уже известно, понятно и нет ничего лишнего.

Журналы можно вести в экселе это самое простое , можно в эксессе посложнее разобраться, зато шире функционал. Согласование и контроль можно делать в аутлуке. Гугл и Яндекс дополнительно дают возможность настроить совместный и удаленный доступ к журналам регистрации плюс предоставляют место для хранения информации.

Надо внести изменения в НД а я не могу найти по типовому перечню статью и срок хранения приказы по дополнительным услугам.

Или это все одно и то же Приказы, распоряжения; документы справки, сводки, информации, доклады к ним: Если ваши приказы относятся к основной деятельности, то хранить их надо постоянно, если это АХО — 5 лет. Я работаю в компании секретарем,а так же приходиться заниматься кадрами. Предыдущая сотрудница в декрете, заглянув в оформление документов пришла в ужас не знаю с чего начать. Личные карточки не велись, графика отпусков нет и я в растерянности.

Опыта работы в этой стези 0. Помогите с чего начать. И еще вопрос, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с каждым годом начинается заново? Всего одновременно вы все равно не сделаете, поэтому спокойно и в порядке очереди занимайтесь документами, которые обязательно должны быть у работодателя.

О них написано в этой статье http: Очередность создания этих документов не имеет особенного значения. Регистрация документов с каждым годом начинается заново. Получила следующий пакет документов: Письмо зарегистрировала, как входящее.

А что делать с описью? Подскажите правильный ход регистрации данного пакета документов? Нигде не могу найти правила регистрации вх. Не совсем понятно, что за опись, да еще в двух экземплярах — почтовая опись вложения или аналог сопроводительного письма, в котором еще раз перечислены все приложения. Не видя описи, сказать трудно. Скорее всего, отправитель хочет, чтобы на одном экземпляре описи вы поставили отметку о том, что письмо и весь пакет документов приняты, и отправили эту опись обратно.

Если так, то главное здесь — письмо с заполненными реквизитами фирм. Его нужно зарегистрировать в общем порядке как входящее.

Отправила по электронной почте в две организации письмо, т. Слишком мало информации, чтобы ответить на ваш вопрос. Письмо было отправлено с вложением, то есть отсканировано, это письмо на фирм. Добрый день, Наталья, спасибо за уточнение. В данном случае ЗАО не обязано регистрировать письмо. Дело не в том, копия или нет, а в том, что для негосударственных организаций нет обязанности регистрировать корреспонденцию, поступающую от других юридических лиц.

Если вам нужно документальное подтверждение получения претензии, рекомендую доставить письмо нарочно и взять подпись секретаря о приеме или отправить заказным письмом с уведомлением.

Можно вести регистрацию вход. Можно вести регистрацию только в электронном виде. Для отправки журнала на хранение в конце года можно либо сохранять файл с журналом на внешнем носителе, либо распечатывать и хранить в бумажном виде. Подскажите, пожалуйста, если забыли зарегистрировать исходящее сопроводительное письмо, но в банке куда отправляли документы, на копии поставили печать, что документы приняты.

Возможно ли, что на приеме документов не заметили, что письмо зарегистрировано, а когда передадут в нужный отдел, не будут рассматривать? Если письмо принято, то отсутствие на нем исходящего номера никак не повлияет на его рассмотрение. Я работаю в школе секретарем недавно, соответствующего образования у меня нет. Сколько книг регистрации входящих документов и заявлений должно быть в образовательном учреждении? У меня имеется 2 журнала от старого секретаря.

Это журнал регистрации входящей корреспонденции, куда я регистрирую письма от учреждений и т. Можно ли регистрировать заявления от родителей в журнале входящей корреспонденции или нужно завести отдельный журнал регистрации обращения граждан и заявления родителей, касающиеся образовательного процесса, регистрировать в нем?

Делопроизводство в школе рекомендуется вести по Методическим рекомендациям по работе с документами в общеобразовательных учреждениях см. Письмо Минобразования РФ от 20 декабря г. В этих рекомендациях ничего не говорится о том, что нужно вести раздельную регистрацию входящих писем от учреждений и обращений граждан п.

Главное зарегистрировать, а как именно — уже остается на ваше усмотрение. Добрый день, подскажите пожалуйста; секретарь высшего учебного заведения при приеме письма на втором экземпляре не ставит роспись. Ставит только дату и свою фамилию полностью, но не расписывается.

А у нас суд с ними и от меня требуют заставить её ставить роспись. Есть ли вообще документ регламентирующий отметки на втором экземпляре при приеме? ВУЗы работают по Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении утв. Приказом Минобразования России от Прямого указания на то, что секретарь должна расписаться, в них нет. Работаю в строительной компании. Идет судебный процесс с Заказчиком. В суде сказали, что если Заказчик не признает подлинность наших исходящих в их адрес писем, несмотря на наличие их отметки о получении, то нам нужно будет предоставить журнал регистрации писем.

Подскажите, пожалуйста, из-за отсутствия каких отметок подписи, ФИО, даты письмо не будет иметь юридической силы и считаться принятым? Главное доказательство принятия письма — как раз отметка секретаря адресата или его канцелярии. Регламента о том, как проставлять эти отметки и что должно в них содержаться, нет. Письмо имеет юридическую силу, если оформлено на вашем бланке, подписано вручную уполномоченным руководителем и зарегистрировано. Как вы отправляли письма?

По почте, факсу, нарочно? Если по почте, то простыми или заказными письмами? Подскажите пожалуйста, нужно ли регистрировать требования из налоговой, постановления от судебных приставов или передавать сразу на исполнение без регистрации секретаря? Если регистрировать, то отдельно журнал завести или можно в общий поток входящей корреспонденции и ставится ли входящий номер на данных документах?

Подскажите,если в организации приняли заявление от клиента,зарегистрировали как входящий документ и передали в другой отдел по другому адресу для обработки. Если нет необходимости,какую систему учета можно применить? Документ регистрируется как входящий только один раз — при поступлении в организацию. Подтвердить поступление документа в отдел можно разными способами.

Если документов много, то по реестру. По ней можно отправить файл и потом контролировать работу над ним. Например, заявление передали генеральному директору, он написал на нем — Иванову. Тогда автоматически Иванов становится исполнителем по этому заявлению и отвечает за него.

Подскажите пожалуйста, если я поставила печать организации на входящей документации на экземпляр автора, то какие могут быть последствия? Ничего страшного, все ошибаются.

Сама по себе печать ничего не означает и никаких последствий не повлечет. У меня такая ситуация. Предприятие где я работаю на данный момент находится в процессе суда с уволенным сотрудником. Хотя между слушаниями обычно месяц-полтора. Понятно, он это делает специально, чтобы мы не успели подготовиться. В этом случае нужно читать правила делопроизводства для МПТ и искать ответ в них.

Велика вероятность, что вы обязаны принимать вообще все письма, которые приходят в ваш адрес. Здравствуйте,подскажите пожалуйста, у меня начальник сначала описывает документ ставит дату и исполнителя , а на следующий день мне для регистрации. Какую дату ставить мне на входящий документ?

В этой ситуации рекомендую вам регистрировать документ датой резолюции. По всей видимости, отправитель хотел, чтобы вы поставили входящий номер на втором экземпляре и вернули его с номером, а курьер либо забыл об этом, либо не понял.

Если с контрагентом хорошие отношения, можно передать экземпляр письма с вашей отметкой вместе с доп. Работаю в организации офис менеджером недавно, журнал входящей корреспонденции не велся, даты когда получены документы не везде проставлены, сейчас нужно привести его в порядок что делать?

Сам журнал нужен для того, чтобы идентифицировать документы. Постарайтесь максимально сделать так, чтобы каждое письмо журнала было легко найти по входящему номеру. Не нужно делать лишних копий документов. Надо просто проговорить с руководителем, чтобы он не отдавал документы никому мимо секретаря. Это абсолютно нормальная практика, и руководство всегда идет навстречу, так как правильно поставленный документооборот в интересах их фирмы.

Пришло письмо из суда — на конверте адрес нашей организации, а внутри — Постановление, совсем не нам адресованное, а другой организации. Как быть в этом случае — просто отправить им обратно или составить ответное письмо, что Постановление пришло не по адресу? Заранее большое спасибо за ответ. Если есть контакты исполнителя, проще всего связаться с ним и сообщить об ошибке. Если контактов нет, такие письма отправляются обратно с коротким письмом-пояснением.

Получается, у вас три крупных объекта плюс переписка по другим вопросам. В этом случае удобнее завести один журнал регистрации входящих документов и один журнал регистрации исходящих документов. Лучше по объектам и по другим темам по отдельности. Так у вас будет постепенно формироваться номенклатура дел. Например, объекту А вы присваиваете индекс , объекту Б , объекту В Потом пришло письмо с приглашением директора на совещание, у него будет индекс Потом поставщик воды запросит сверку расчетов — и так далее.

Это не номера писем, а именно индексы дел. Почитайте здесь про номенклатуру. Вы правы, у вас идеальная ситуация, чтобы начать все делать по правилам и удобно для себя: Номера можно присваивать в валовом порядке 1, 2, 3, 4, …… , а можно дополнить номер индексом дела: Так же и с исходящими.

Что касается хранения, то под каждое дело заводится отдельная папка: Сообщения об отмене или переносе сроков совещаний. Не за что Да, если пришел ответ на ваш запрос исх. Что касается пометок по поиску, то вы тоже все правильно говорите, единственное, по правилам указывается номер дела , в который подшит документ. Каждому делу соответствует своя папка. В принципе, мы с вами имеем в виду одно и то же, просто дело — более широкое понятие, чем папка для хранения.

У него есть срок хранения, это учетная единица в делопроизводстве и т. Главное, не уничтожайте до тех пор никакие документы: Поздравляю Вас с наступающим Новым годом!

Анна, благодарю вас за поздравление, и вас с наступающим праздником, успехов вам, радости и счастья! Я еще плохо разобралась в том ли месте я задаю вопрос. У нас нет своих кадров.

Кадровыми вопросами занимается отдел в нашем Министерстве. Они присылают нам копии приказов по личному составу перевод на должность, звание и т. Мне завести журнал учета таких приказов и подшивать их в отдельной папке и регистрационный номер лучше наверно не ставить, просто записать его дата, о чем и т. Я Вас сколько вопросов задаю, спасибо за внимание. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности. Регистрировать их не нужно — их уже зарегистрировали в министерстве.

Что касается учета и журнала, то это на ваше усмотрение — если считаете нужным фиксировать их поступление, фиксируйте. Я работаю в администрации города. У нас иногда замглавы отписывает документ одновременно и начальнику структурного подразделения, и начальнику отдела этого же структурного подразделения.

То есть получается два адресата в одном структурном подразделении, причем один в подчинении у другого. У нас документооборот ведется в электронном виде. Сколько карточек должно придти в структурное подразделение — одна или две? И как правильно оформить входящий документ? И вообще насколько это правильно с точки зрения стандартов ведения докуметооборота? Единственная ситуация, когда так можно делать — у начальника отдела есть некий специальный функционал, который подчиняет его напрямую руководителю, минуя непосредственного начальника.

Что касается карточек, то по моему мнению, их должно быть две, так как в резолюции получаются два равноценных исполнителя. Входящий документ оформляется в общем порядке в СЭД. Правила составления резолюций должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству.

Скорее всего, такая есть в вашей администрации. Надо переговорить с замглавы и разъяснить ему эти правила. Но проблема как раз в том, что канцелярия боится делать замечания зам. А в нашей Инструкции по делопроизводству эта ситуация не разъяснена.

Поэтому не могли бы подсказать ссылка на пример в фед. О том, как выносить резолюцию, хорошо написано, например, в п. Требования к оформлению документов. Как не надо ставить резолюцию, правил, к сожалению, нет.

Вы можете инициировать изменения в инструкцию по делопроизводству и внести отдельный пункт о том, что должностное лицо при составлении резолюции выбирает исполнителя среди непосредственно подчиненных ему работников.

Произошла ситуация — не приняла документы от водителя транспортной компании, так как у данного водителя отсутствует доверенность на право предоставления документов от данной компании.

Законно ли я поступила? Просто представитель транспортной компании, позвонив по телефону стала выяснять на каком основании отказала и угрожать. Но хотелось бы услышать Ваше мнение по этому вопросу. Водителям, курьерам и другим работникам не нужна доверенность для доставки и передачи документов в другую организацию.

У меня два вопроса, крайне для меня важных. Работаю начальником ООД в крупной компании чуть больше года. Компания со своими сложными традициями и особенностями, в том числе и в части делопроизводства.

Столкнулась с проблемой регистрации, ведения и хранения документов ДСП. В ходе проведенной проверки были вынесены замечания. Требование комиссии — завести новый журнал. Я согласна, но при этом требуют завести его с момента введения в действие той самой инструкции — а это год! Правомерно ли данное требование? Как я могу переписать журнал? На мой взгляд, это противозаконно. Объем документов ДСП небольшой, допускается регистрация в системе электронного документооборота вместе с несекретными документами, что мы, собственно, и делаем, не размещая при этом образ документа в электронном виде.

Но еще одно замечание после проверки — это регистрация документов ДСП только в бумажном журнале. Что в таком случае делать с прежними записями? Я согласна завести журнал по новому образцу с текущего момента, после получения замечаний. Но как быть в итоге с прошлыми записями? Не понимаю также, какое количество журналов я должна завести в Инструкции об этом речи не идет: Чтобы ответить, нужно больше информации.

У вас коммерческая организация или госструктура? Какими документами регулируется использование грифа ДСП, какой конкретно инструкцией вы пользуетесь? Добрый день еще раз. Проверку проводила комиссия, назначенная приказом генерального директора, в ее числе был представитель РСП, вот от нее как раз и была получена масса замечаний. Насколько я поняла, у вас коммерческая организация.

Законодательно установлено, что пометка ДСП используется в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях Постановление Правительства РФ от Если ваша организация относится к одной из перечисленных категорий — нужно работать по этому постановлению. Всем остальным использовать пометку ДСП не запрещено, но регулировать ее использование они в таком случае должны сами и не обязаны следовать постановлению.

У вас есть инструкция несовершенная, но какая есть , утвержденная руководством именно для вашей организации. Значит, работать нужно по ней. Таким образом, если форма журнала учета не соответствует этой вашей корпоративной! Или, если выбранная вами форма регистрации лучше изложенной в инструкции, то она легализуется — в инструкцию вносятся изменения и с определенного периода мы пользуемся именно этой формой.

По поводу переписывания журнала с года: Это оценивать вам и вашему руководству. То же касается и требования регистрировать документы ДСП только в бумажных журналах. Если в вашей инструкции есть на это прямое указание — да, регистрировать.

Что касается количества журналов, то конфиденциальное делопроизводство в целом строится так же, как и общее: Я работаю в спортивной школе секретарем. Недавно мне принесли заявление о приеме на работу в двух экземплярах с приложением копии трудовой и диплома, и попросили зарегистрировать с отметкой на втором экземпляре. Директор когда увидела заявление сказала, что я не имела право этого делать. Что таким образом я автоматически взяла ее на работу. Но ведь это бред.

Директора на тот момент не было на месте и спросить ее мнения я не могла. И вот еще вопрос, имеют ли право из-за этого случая изъять у меня книгу регистрации входящей документации без моего согласия и не в моем присутствии,без каких либо документов. И что мне делать?

Куда я могу пожаловаться на такое самоуправство? Директор всему этому способствовала. Прием заявления еще не означает прием на работу. Есть Трудовой кодекс РФ, где подробно описана процедура приема работника на работу. Это а заключение трудового договора, б издание приказа, в запись в трудовой книжке. Есть категории работников, которым нельзя отказать в приеме на работу, они перечислены в ст. Но в любом случае принимает или не принимает на работу не секретарь, а руководитель организации.

Что касается изъятия книги регистрации, директор могла забрать ее без вашего ведома и в ваше отсутствие. Эта книга — собственность организации, а не ваша. Теперь директор требует от меня объяснительную по поводу регистрации заявления, а я не понимаю, в чем моя вина, я ведь делала свою работу, регистрировала входящую документацию. Она настаивает на том, что я не права. А если я напишу объяснительную, автоматически на меня составят приказ о дисциплинарном взыскании?

И вот еще вопрос. Как секретарь сидела в своем кабинете, распоряжений, что я должна сидеть еще и в кабинете главного бухгалтера не было. В конце месяца, когда выдали зарплату, я обнаружила, что мне не до платили за 8 дней. На что главный бухгалтер сказала, что она поставила мне прогул по совмещению, а как секретарю что я ходила все дни. Директор не хочет это выяснять. А я не пойму, как так можно. Ни докладных, ни выговора по этому поводу не было.

Обещали мне график предоставить, я его тоже не увидела. Имеет ли право главный бухгалтер ставить прогулы? Куда мне обратиться по этому вопросу и могу ли я добиться, чтобы мне выплатили за эти 8 дней?

Объяснительная записка не влечет за собой автоматически дисциплинарного взыскания. Обратиться можно с заявлением в Государственную инспекцию труда. По заявлению будет проведена проверка, запрошены все документы, связанные с вашей ситуацией и, если найдут нарушения, то а организации выдадут предписание с требованием устранить их, б оштрафуют.

У меня к вам следующий вопрос: Все остальное — нарушение, за которое можно получить штраф. Респираторы фильтрующие противогазовые РПГ N " "Указания по подготовке водопроводов хозяйственно-питьевого назначения и санитарно-эпидемиологических станций к работе в соответствии с требованиями нового ГОСТа "Вода питьевая" утв. Минмясомолпромом СССР вместе с формами, утв.

Инструкция по защите тепловых сетей от электрохимической коррозии" утв. N и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" "Инструктивно-методические указания по организации общественного питания учащихся в общеобразовательных школах" утв. СН " "Инструкция по ведению билетного хозяйства в культурно-просветительных учреждениях и учреждениях изобразительных искусств системы Министерства культуры СССР" утв.

N о размере платы родителей за содержание детей в детских садах и детских яслях, принадлежащих государственным предприятиям и учреждениям", утв. N Списков производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на государственную пенсию на льготных условиях и в льготных размерах, к профессиям рабочих, имеющим другие наименования в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих" вместе с разъяснением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от Госстандартом СССР "Нормативы потребности в средствах малой механизации, механизированном инструменте и специальных приспособлениях для эксплуатационно-ремонтного обслуживания электрических станций и сетей Минэнерго СССР.

Эксплуатационно-ремонтное обслуживание электрических станций, подстанций, линий электропередачи и тепловых сетей кроме капитальных ремонтов основного энергетического оборудования, учтенных в части 1. Эксплуатация водопроводных и канализационных сооружений и сетей. Инструкция по проектированию электроснабжения промышленных предприятий" утв. Постановлением Президиума ЦК профсоюза медицинских работников от N Списков производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на государственную пенсию на льготных условиях и в льготных размерах" и о признании утратившими силу ранее принятых разъяснений и постановлений по вопросам назначения пенсий на льготных условиях и в льготных размерах" вместе с разъяснением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от Московским трубным заводом N 36 "О состоянии и мерах по дальнейшему улучшению концертного обслуживания населения РСФСР" "Методические указания по диагностике, эпидемиологии и профилактике лептоспироза" утв.

Москве в список памятников истории и культуры, подлежащих охране" "Определение роданистого натрия в воде, препарате-дефолианте, биологическом материале мышцы, паренхиматозные органы, головной мозг, кровь и зерно люпина " утв. Правила перевозок пассажиров и багажа" утв. N 49" "Нормы расхода материалов и инструментов на ремонт и эксплуатацию грузовых автомобилей с карбюраторными двигателями" утв.

Номинальные напряжения свыше В. N , на семьи отдельных категорий военнослужащих и лиц рядового и начальствующего состава органов внутренних дел и органов государственной безопасности" Постановление Совмина СССР от N "О мерах по дальнейшему повышению роли мастера производственного участка промышленных предприятий и строительных организаций" Приказ Минсоцобеспечения РСФСР от Свердловска" "Санитарные и ветеринарные требования к проектированию предприятий мясной промышленности" утв.

Инструкция по проектированию отопления и вентиляции нефтеперерабатывающих и нефтехимических предприятий" утв. N М" "Инструкция о содержании, оформлении и порядке представления в государственную комиссию по запасам полезных ископаемых при Совете Министров СССР и территориальные комиссии по запасам полезных ископаемых Министерства геологии СССР материалов по подсчету эксплуатационных запасов пресных подземных вод" утв.

N 14, 19 октября г. N 8, 19 октября г. N 6" "Дополнения к Инструкции по определению размера вознаграждения за изобретения и рационализаторские предложения, не создающие экономии, утвержденной Государственным комитетом Совета Министров СССР по делам изобретений и открытий 15 января г.

About the Author: Эмиль